1. Ma trận quản lý thời gian của Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được đặt theo tên vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower và cũng là người sáng tạo ra nó. Ma trận thời gian này được biết đến là một phương pháp giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn, bỏ qua các công việc không cần thiết, tránh lãng phí thời giờ cho những hoạt động vô bổ.

Có một sự thật rằng, khi bạn bận rộn và làm mọi việc một cách vội vã, bạn sẽ khó phân biệt được điều gì thực sự quan trọng và điều gì khẩn cấp. Hai điều này tưởng chừng như giống nhau, nhưng trên thực tế chúng lại khác nhau rất nhiều. Từ đó đã tạo nên điểm mấu chốt trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower, tạo nên sự khác biệt với các ma trận thời gian khác.

Thông thường việc khẩn cấp sẽ đòi hỏi nhiều về mặt thời gian, khiến bạn cảm thấy mình có nghĩa vụ phải giải quyết ngay. Dồn sự chú ý quá nhiều vào các nhiệm vụ khẩn cấp sẽ khiến bạn rơi vào kiểu “tư duy phản ứng” (reactive mindset), bạn luôn cảm thấy vội vàng và hạn chế sự tập trung.

Ngược lại những việc quan trọng sẽ góp phần tạo ra giá trị và hoàn thành những mục tiêu dài hạn của bạn. Có thể chúng không mang đến kết quả ngay lập tức, nhưng dồn tâm sức vào những việc quan trọng giúp bạn hình thành “tư duy nhạy bén” (responsive mindset). Từ đó giúp bạn giữ được bình tĩnh, lý trí hơn và dễ sáng tạo ra nhiều ý tưởng mới trong công việc.

Vì vậy, ma trận quản lý thời gian Eisenhower sẽ giúp bạn xác định các công việc bạn nên làm và thực hiện các cam kết mình đã đặt ra theo cách có ý thức hơn.   

2. Nội dung cơ bản của 4 cấp độ ma trận thời gian Eisenhower

Ma trận quản lý thời gian giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn

Trong ma trận thời gian Eisenhower, dù làm việc theo nhóm hay cá nhân, việc quan trọng đầu tiên cần làm chính là lên kế hoạch cụ thể, nhằm giúp bạn đạt được mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng.

Còn trong trường hợp khẩn cấp, tức là các công việc đòi hỏi phải làm ngay lập tức. Tránh trì hoãn gây nên những hậu quả tiêu cực, vì vậy đòi hỏi bạn phải ưu tiên thời gian thực hiện nó trong trạng thái vội vàng.

Từ đó có thể thấy được, các cấp độ của ma trận thời gian Eisenhower chủ yếu dựa trên hai yếu tố cốt lõi là tính quan trọng và tính khẩn cấp, nhằm giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Trong ma trận thời gian, sự sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ diễn ra như sau:

• • Quan trọng và khẩn cấp (các công việc cấp bách bạn cần làm ngay lập tức, không được trì hoãn)

  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp (những nhiệm vụ được lên kế hoạch làm sau)

  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng (những nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác làm)

  • Không khẩn cấp, không quan trọng (những nhiệm vụ này cần loại bỏ)

3. Cách sử dụng ma trận Eisenhower

Để sử dụng ma trận Eisenhower, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1 – Lên danh sách công việc

Bạn hãy lên danh sách những công việc cần làm trong ngày, trong tuần. Danh sách này có thể là mọi điều bạn cần thực hiện và chưa cần sắp xếp theo một thứ tự logic nào.

Bước 2 – Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp

Bạn nên sắp xếp ngay những công việc quan trọng, khẩn cấp vào nhóm cần xử lý ngay. Bạn có thể tô đỏ nhóm công việc này để tạo thêm sự chú ý hay gia tăng ám ảnh về việc bắt buộc cần hoàn thành ngay chúng.

Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp sẽ gồm có 3 loại việc như sau:

Người giỏi không phải là người làm tất cả, học cách ủy quyền tại đây: https://www.xaydungtoi.com/doc-sach/nguoi-gioi-khong-phai-nguoi-lam-tat-ca-donna-m-genett

Bước 5 – Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp

Sau khi đã xếp 3 nhóm công việc như trên, danh sách công việc của bạn sẽ chỉ còn những việc không quan trọng, không khẩn cấp. Có thể bạn sẽ thấy những việc này phần nhiều thuộc về nhóm việc giải trí, thư giãn hay những việc làm cũng được, không làm cũng được.

Với nhóm việc này, bạn hãy mạnh dạn gạch bỏ nếu đang thực sự thiếu thốn thời gian, mệt mỏi để kịp hoàn thành công việc. Còn nếu bạn vẫn đang sắp xếp công việc theo đúng guồng thời hạn, việc dành thời gian để giải trí, thư giãn cũng tốt để bạn có thể tái tạo năng lượng, niềm vui cho công việc tiếp theo. Với nhóm việc này, bạn có thể tô màu trắng.

Với nhóm công việc màu trắng, bạn có thể dành dưới 5% thời gian ngày làm việc của mình. Sử dụng thời gian có kiểm soát cho các công việc không quan trọng, không khẩn cấp sẽ giúp bạn có thêm những khoảng trống, nguồn lực trong ngày để giải quyết các công việc quan trọng, cấp thiết hơn.

Khi định “buông thả” bản thân để đắm chìm trong những việc không đem lại giá trị nhiều, bạn nên tự hỏi:

• • Dành thời gian cho việc này có xứng đáng?

  • Nó có giúp bạn khỏe khoắn hơn về tinh thần, thể chất?

  • Nó có giúp bạn chinh phục, hoàn thành được những mục tiêu công việc cần thiết không? …

4. Sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian như thế nào?

Sau khi đã sắp xếp công việc vào từng nhóm theo tính chất công việc riêng, bạn nên phân bổ thời gian cho từng nhóm việc một cách cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn cân bằng công việc, cuộc sống hơn và có được sự chủ động trong nhiều tình huống phát sinh.

Theo Eisenhower, thời gian phân bổ giữa các nhóm công việc có thể chia theo tỷ lệ như sau:

1. Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp | 15 – 20% thời gian

2. Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp | 60 – 65% thời gian

3. Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng | 10 – 15% thời gian

4. Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp | < 5% thời gian

Phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc và tuân thủ kỷ luật, duy trì công việc như một thói quen tích cực sẽ giúp bạn sử dụng ma trận Eisenhower một cách hiệu quả.

Đặc biệt, bạn nên dành thời gian để xử lý việc sắp xếp nhóm công việc theo ngày vào cuối buổi làm việc hôm trước hoặc ngay khi bắt đầu ngày làm việc mới. Bạn hãy học cách làm việc có kế hoạch ngay từ đầu thay vì vừa làm vừa tìm cách thu xếp thời gian.

Ngoài ra, để quản lý danh sách công việc, bạn có thể sử dụng ứng dụng Todolist. Đây là ứng dụng được tích hợp nhiều tính năng thông minh, có thể hỗ trợ đắc lực cho công việc của bạn:

• • Thiết lập danh sách công việc trực quan theo từng ngày

  • Thiết lập các đầu việc cụ thể với thời gian cần thực hiện

  • Hỗ trợ phân loại công việc theo tính chất từng nhóm việc gấp, quan trọng hay chưa gấp

  • Cung cấp khả năng đồng bộ hóa lịch làm việc, giúp bạn dễ dàng thống nhất lịch với team

5. Ví dụ về ma trận Eisenhower

Ví dụ: Ma trận Eisenhower cho Giám đốc phát triển sản phẩm

Ví dụ: Ma trận Eisenhower cho Nhân viên Marketing

Ví dụ: Ma trận Eisenhower lĩnh vực triển khai dự án công nghệ thông tin

Ví dụ: Ma trận Eisenhower lĩnh vực rèn luyện thể chất, thể thao

Ví dụ: Ma trận Eisenhower lĩnh vực sáng tạo nội dung

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một phương pháp để quản lý, phân loại công việc hiệu quả theo tính chất công việc. Với ma trận này, bạn có thể cung cấp cho chính mình một cái nhìn toàn diện về khối lượng công việc cần xử lý. Từ đó, bạn sẽ sắp xếp, điều chỉnh việc giải quyết từng việc một cách hiệu quả, chủ động.